Durch diverse Gründe (organisatorisch, personell, Ausstattung etc.) steht das OP-Management adhoc vor einer Verknappung der geplanten Ressourcen. Das erfordert eine kurzfristige Anpassung der Kapazität. Diese Anpassung wird als realisierte Kapazität bezeichnet, also das Kontingent, welches der jeweiligen Fachabteilung tatsächlich und unabhängig von der geplanten Kapazität zur Verfügung gestellt werden kann. Die Abbildung der realisierten Kapazität ist für die Leistungssteuerung von erheblichem Interesse. Es kann nur entsprechend der zur Verfügung gestellten Ressourcen tatsächlich Leistung erbracht werden. Während eine langfristige OP-Planung in der strategischen Verantwortung der Fachabteilungen liegt, können kurzfristige Ausfälle und die daraus resultierende Reduktion der vereinbarten Leistungen nicht in den Verantwortungsbereich der einzelnen Leistungsträger verortet werden. Die Aufgabe des OP-Management liegt im Monitoren der Anpassung von Kontingenten und ermöglicht somit eine bedarfsgerechte Verteilung der Kapazität. Durch entsprechende Darstellung der realisierten Kapazität wird die Einschränkung einzelner objektiviert. Die Frage „Warum müssen immer wir auf einen Saal verzichten?“ lässt sich tagesgenau darstellen und ermöglicht dem OP-Management eine sachgerechte Verteilung. Zusätzlich exkulpiert das OP-Management die Fachabteilungen von der Kritik, ihre Leistung nicht erbracht zu haben. Die Leistung wird in diesem Schritt an der verfügbaren Kapazität gemessen.
Zusätzlich zu den beiden Säulen „geplante Kapazität“ und „realisierte Kapazität“ ergibt sich anhand der Rohdaten im KIS automatisch die „utilisierte Kapazität“. Dies sind die Zeitintervalle der Eingriffe, die im Rahmen der zur Verfügung stehenden realisierten Kapazität tatsächlich durchgeführt werden. Denn auch innerhalb der realisierten Kapazität kann es aufgrund von Planungsfehlern oder medizinischen Ursachen zu einer Unterauslastung kommen. Hier steht im Gegensatz zur realisierten Kapazität die Fachabteilung und die Prozessorganisation in der Verantwortung. Das Ziel im OP-Management muss sein, die realisierte Kapazität bestmöglich auszuschöpfen. Plan-und Prozess-Stabilität sind an dieser Stelle essentiell. Das Delta zwischen realisierter und utilisierter Kapazität lassen Rückschlüsse zu Planungsirrtümern, Prozessbrüchen und Organisationsfehlern zu.
Die Realisierte Kapazität erfasst nachträgliche Änderungen der geplanten Kapazität. Sie bildet die tatsächlich verfügbare Kapazität der Fachabteilungen ab.
Die Kapazität wir auf drei Ebenen betrachtet: geplante Kapazität, realisierte Kapazität und utilisierte Kapazität. Es wird unterschieden zwischen langfristiger Planung, angebotener realen Kapazität in Abhängigkeit der Ressourcen und der tatsächlichen Nutzung der zur Verfügung gestellten Zeit.
Schritt für Schritt Anleitung
- Bereich “OP-Kapazität” auswählen.
- Umschalten von geplante Kapazität auf realisierte Kapazität.
- Kapazität anpassen und speichern.
- Bereich “OP-Cockpit” auswählen.
- Widgeteinstellungen öffnen.
- Kapazitätsebene umstellen.
Q&A
Was passiert, wenn geplante Kapazitäten angepasst werden?
Sollte eine Anpassung der geplanten Kapazität vergessen worden sein und diese nachträglich geändert werden, so werden automatisch für die Änderung auch realisierten Kapazitäten angelegt. Falls bereits für den Saal realisierten Kapazitäten hinterlegt sind, so können Sie entscheiden, ob diese überschrieben werden sollen. Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Anpassung der geplanten Kapazität auch die Kapazitätsebene “geplante Kapazität” ausgewählt haben.