"Der OPTEAMIZER bringt Transparenz und Objektivität in unsere Abläufe."

"Der OPTEAMIZER bringt Transparenz und Objektivität in unsere Abläufe."

Aus Erfahrung ...

 

Interview Mai 2017

Frau Weida, Pflegedienstleitung und Zuständige für OP-Management-Projekte am Städtischen Klinikum Karlsruhe, ist seit Anfang 2017 Benchmarking-Teilnehmerin.

 

Wie nutzen Sie den OP-Benchmark für Ihre tägliche Arbeit?
Wir versenden die für unser Haus erstellte Favoriten-Auswertung an die Geschäftsführung, alle beteiligten Chefärzte, die Pflegedirektion, die OP-Steuergruppe, den Betriebsrat, das Controlling und weitere Führungskräfte. Jeder kann somit seine eigenen Leistungen, wie auch die der anderen Abteilungen, sehen. Diese Transparenz ermöglicht eine Diskussion mit den Leistungserbringern auf Augenhöhe. Diese Datengrundlage setzen wir nun gezielt zur Kapazitätsplanung ein. Zweimal im Jahr werden diese Analysen für die Steuerungsgespräche verwendet, um dann Verbesserungen und Veränderungen diskutieren zu können. Somit können wir Einfluss auf die Effizienz der Leistungserbringer nehmen. 

Welche Vorteile bietet Ihnen der OP-Benchmark im Vergleich zu bisherigen Analysen?
Bisher gab es im Klinikum nur einen automatisierten Report, in Form der Darstellung des „ersten Schnittes“ aller OP-Säle. Ansonsten war die Datenlage über den OP-Bereich eher rudimentär. Dies war lediglich die Darstellung des „ersten Schnittes“ aller OP-Säle.
Durch die Auswertungen im OPTEAMIZER können nun die einzelnen Leistungsschritte differenzierter betrachtet und der Zeitpunkt des ersten Schnittes detaillierter analysieret werden, wie beispielsweise: Was war die Ursache für die Verzögerung? Kam der Patient zu spät, oder war die Narkoseeinleitung, oder die Lagerung sehr aufwendig? Diese Genauigkeit und Transparenz der Analyse gibt uns die Möglichkeit der gezielten Steuerung. Ein weiterer Vorteil ist die frühzeitige Aufdeckung von Fehlentwicklungen und die Möglichkeit durch geeignete Maßnahmen gegenzusteuern. Vorhandene Effizienzreserven können hierbei erkannt und sinnvoll benutzt werden.
Die automatische Aufbereitung der Daten und Fehleranalyse erlauben ein differenziertes Bild auf das tatsächliche Leistungsgeschehen im OP.

Welche Perspektiven sehen Sie für den Benchmark in Ihrem persönlichen Arbeitsumfeld?
Der offene Austausch in der Benchmark-Gruppe OP-Management ermöglicht den Blick über den Tellerrand hinaus. Ein großer Vorteil dieser Gruppe besteht darin, im vertrauten Rahmen gute Diskussionen führen zu können und das vorhandene Wissen zu teilen.
Der direkte Vergleich mit anderen Kliniken bewirkt eine natürliche Neugier: Was können wir voneinander lernen? Wo sind Ressourcen, die bis dato übersehen wurden? Was machen die anderen anders, besser, vielleicht auch schlechter und warum?
Der Benchmark wird in Zukunft unser Steuerinstrument für die OP-Bereiche sein, als wichtiges Element in der Kapazitätsplanung der einzelnen Fachdisziplinen. 


Vielen Dank!

 

Interview aus März 2016

Herr Dr. Frost, OP-Manager aus den Enzkreiskliniken Mühlacker, nimmt seit 2015 am Benchmarking-Programm teil.

 

Wie sah die Situation und Organisation im Haus vor der Teilnahme am Benchmarking-Programm aus?

Ich habe selbst mit manueller Extraktion der Daten aus Orbis in Excel Auswertungen mit unseren OP-Routinedaten gemacht und war dadurch immer dem Vorwurf ausgeliefert, dass die Daten manipuliert sein könnten. Diesen Vorwurf kann ich jetzt entkräften, denn die Daten werden nun von digmed verarbeitet, ich präsentiere sie nur. Das macht es für mich deutlich einfacher und erspart mir viel Zeit.

 

Wie hoch schätzen Sie den Aufwand ein, um mit dem Benchmarking-Programm zu starten und in die Arbeit mit dem OPTEAMIZER einzusteigen?

Es bedarf eine gewisse Einarbeitungszeit, weil dieses Tool sehr umfangreich ist und viele Informationen bietet. Man sollte sich gerade am Anfang grob überlegen: „Welche Informationen brauche ich genau.“ Es ist sicherlich gut, am Anfang mit dem Controlling zusammenzuarbeiten. Im Endeffekt ist es dann aber eine starke Vereinfachung, weil ich mit wenigen Mausklicks zu den Daten komme, die ich brauche. Vor der Teilnahme brauchte ich für die gleichen Informationen Stunden!

 

Welche neuen Möglichkeiten ergeben sich durch die Nutzung des OPTEAMIZERs?

Wir nutzen den OPTEAMIZER zur Präsentation bei OP-Konferenzen. Die Daten sind einfach verfügbar. Sie sind durch das Controlling freigegeben, das heißt, sie sind valide und damit kann ich den Kollegen zeigen, welche Zeiten und welcher Aufwand im OP angefallen sind. Außerdem nutzen wir den OPTEAMIZER als Steuerungsinstrument, zum Beispiel um eine OP-Umstrukturierung in Gang zu bringen. Im OPTEAMIZER sehen wir, ob eine Fachabteilung zu viele Kapazitäten bekommen hat. Wir sehen, wo es Prozessverlangsamungen gibt und versuchen mit Hilfe des Tools gezielt die Prozessabläufe zu optimieren. Außerdem kann ich schnell sehen, wo ich stehe, wenn ich mich mit allen Häusern meiner Versorgungsstufe vergleiche.

 

Welche Funktionen nutzen Sie am häufigsten?

Das Benchmarking gibt mir einen guten Überblick. Wenn ich intern genauer gucken will, öffne ich parallel die Auswertungen aus dem Reporting.

 

Welche Auswertung nutzen Sie besonders häufig?

Vor allen Dingen den morgendlichen Beginn: Zu Beginn dachten wir zum Beispiel, dass unsere OP-Prozesse langsam sind, aber da haben uns die Kollegen aus der Chirurgie eines Besseren belehrt. Die Naht-Schnitt-Zeiten sind rein messtechnisch im grünen Bereich. Was wir gelernt haben ist, dass wir morgens Potenzial haben früher anzufangen und wir konnten andere Bereiche identifizieren, die zu einem verspäteten morgendlichen Beginn beitragen. Das Tool legt einen salzigen Finger in die offene Wunde. Die Wunde muss man anschließend jedoch selbst versorgen.

 

Was sind die Stärken des Benchmarking-Programms aus Ihrer Sicht?

Ich persönlich profitiere hauptsächlich vom OPTEAMIZER, der mir meine Arbeit insgesamt erleichtert, es spart mir viele Stunden. Ich verlasse mich auch darauf, dass die Kennzahlen, die ich jetzt erheben soll, im Endeffekt das Richtige wiederspiegeln. Im Grunde ist auch mein Chef froh, dass wir am Benchmarking-Programm teilnehmen und den OPTEAMIZER nutzen.

 

Abschließend, wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit uns?

Mit der Zusammenarbeit bin ich hoch zufrieden. Ich betrachte digmed als Partner und Lehrmeister. Zu Beginn fehlte mir das frühere Bewusstsein über die genaue Datenverarbeitung, die ich ja davor selbst gemacht habe. Denn zu Beginn muss man bei manchen Auswertungen z.B. zunächst verstehen, welche OP-Prozesszeiten sich auf welche Kennzahl beziehen. Das hab ich vorher selbstverständlich genau gewusst. Da muss man sich wie schon erwähnt einarbeiten. Der Support durch digmed ist aber immer präsent und den werde ich wahrscheinlich immer mal wieder in Anspruch nehmen.

 

Vielen Dank!

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